La réception et l’impression des paperasses font partie des tâches récurrentes dans une entreprise. Même si l’avènement de la digitalisation semble visiblement inverser les tendances d’échange de documents papier, il faut reconnaitre que ces derniers sont toujours plébiscités pour une lecture agréable. Selon certaines statistiques, un salarié de bureau produit moyennement entre 60 et 65 kg de papier par an. Le problème majeur relatif à la non-sécurisation des déchets papier pour une entreprise réside dans la fuite d’informations. Obtenez davantage d’informations ici.
Fuites d’informations stratégiques
Les données personnelles et confidentielles qui sont mentionnées sur vos documents papier non détruits sont susceptibles d’être interceptées par un inconnu. Ce dernier peut s’en servir pour des fins de malversations ou d’espionnage. Pour information, une donnée personnelle comprend « toute information liée à une personne physique identifiée ou que vous pouvez identifier », d’après l’article 4.1 du RGPD.
Les documents reçus ou transmis par une entreprise lors de l’exécution d’une activité méritent d’être sauvegardés suivant une durée fixée par la loi. Cette dernière varie selon la nature des papiers à sauvegarder, mais aussi des obligations légales afférentes. Au-delà du délai prescrit, vous pouvez utiliser un destructeur de documents pour détruire ces papiers.
Quelles dispositions organisationnelles et techniques choisir ?
Les documents portant les données personnelles et confidentielles doivent être détruits en toute sécurité lorsqu’ils ne sont plus importants. Avoir ces genres de documents au sein de votre corbeille vous expose à une atteinte à la protection des données. Afin de détruire les documents en toute sécurité, il existe trois moyens techniques.
Broyeur individuel ou collectif
Le broyeur de papier ou le destructeur de documents est un matériau disposé généralement au sein de chaque bureau d’une entreprise. Il est utilisé par chaque employé pour détruire les papiers ou documents hors d’usage. Il concède un bon niveau de sécurité d’autant plus que la destruction du document est automatique.
Les modes de déchiquetage possibles sont de plusieurs ordres, dont en particules, par bande, etc. Le broyeur de document permet de protéger l’ensemble des fuites de données. Cependant, il faut souligner qu’il existe différents niveaux de destruction. Tous les destructeurs de documents ne sont pas équivalents. Pour faire un choix judicieux, vous pouvez solliciter un professionnel du domaine.
Destruction sur le site par un employé
Pour détruire en toute sécurité vos documents hors d’usage, vous pouvez solliciter un tiers. Celui-ci sera considéré comme le prestataire destructeur de documents de l’entreprise. Ce professionnel sera en mesure de vous présenter un certificat de destruction à l’issue de chaque opération. Cette pièce pourra être utile lors des contrôles.
L’autre avantage de faire appel à un prestataire, c’est que la destruction des documents est réalisée dans vos locaux. Ceci garantit la sécurité.
Collecte sécurisée avec possibilité de broyage sur un site extérieur
Ici, les salariés disposent des contenants au sein desquels ils déposent à chaque fois les papiers destinés à la destruction. Un prestataire passe ensuite collecter les contenants pour en effectuer la destruction. Cette dernière se déroule sur un site de broyage industriel externe.
Pour plus de fiabilité, il faut soigneusement choisir le prestataire. Il est important dans ce sens de signer un contrat de sous-traitance qui notifie précisément les engagements stricts et les dispositions sécuritaires mises en jeu.
