La dématérialisation des factures est un processus qui consiste à remplacer le format papier des factures destinées aux clients ou celles des fournisseurs par le format numérique. Elle permet entre autres de rendre plus faciles les tâches liées à la comptabilité dans l’entreprise.

Dans sa mise en place, elle doit tenir compte des réglementations fiscales et lois en vigueur. Découvrez dans cet article les différents types de factures dématérialisées à utiliser pour votre entreprise.

La facture dématérialisée à partir d’un format papier

facture en ligneLa première possibilité s’offrant à vous dans votre démarche de dématérialisation des factures en entreprise est la dématérialisation à partir des formats papier. Elle consiste à remplacer le format papier des factures par un format numérique tel que le PDF.

En effet, à l’envoi ou à la réception des factures en format papier, vous pouvez les dématérialiser en utilisant un scanner ou un logiciel de reconnaissance optique de caractères.

Cette démarche vous permet de répondre, non seulement aux exigences fiscales de conservation stipulées dans l’article L102 B du Livre des procédures fiscales, mais aussi d’incorporer ces factures dans vos systèmes comptables informatisés.

Ces copies dématérialisées facilitent d’ailleurs l’échange entre les entreprises et les contrôleurs fiscaux lors de la transmission des pièces justificatives de leur comptabilité. Dans le cadre d’un contrôle fiscal, les échanges entre l’entreprise et le contrôleur fiscal peuvent s’effectuer à distance.

Toutefois, la numérisation des factures papier doit être effectuée sous certaines conditions. Par exemple, vous devez :

  • Réaliser une reproduction conforme à la facture originale ;
  • Conserver les couleurs identiques à l’originale ;
  • Mettre sur la facture numérisée l’heure et la date de la copie numérique ;
  • Attester la non-utilisation d’un dispositif de traitement d’image ;
  • Sauvegarder les deux formats ;
  • Etc.

La facture électronique

electronic invoicesComme son nom l’indique, la facture électronique permet d’utiliser en entreprise un système de facturation entièrement numérisé. Ce type de facture est intégralement conçu et envoyé de façon digitalisée d’un partenaire à un autre. C’est d’ailleurs la forme de dématérialisation des factures en accord avec les dispositions de la loi de Finances 2020.

En outre, la facture électronique est très adaptée pour la dématérialisation des factures dans le cadre des ventes et achats. Pour garantir l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité de son contenu, deux solutions sont utilisées. Il s’agit de :

  • L’utilisation de la signature ou le certificat électronique ;
  • L’utilisation de la norme EDI (Échanges de Données Informatisées).

Quelques avantages de la facture dématérialisée

La mise en place de la facture dématérialisée offre des avantages qui s’étendent à plusieurs niveaux. En premier lieu, la facture dématérialisée permet à l’entreprise de faire des économies en ce qui concerne l’achat des papiers.

Ce type de facture rend en plus facile son émission aux clients ou aux fournisseurs et permet d’avancer plus de façon plus rapide dans le processus de traitement des factures.

D’autre part, la facture dématérialisée est plus facile à stocker que la facture traditionnelle. Surtout, elle permet de réduire l’utilisation des papiers et participe à la protection de l’environnement.